Мексиканският институт за социално осигуряване (IMSS) предприе значителна стъпка в стратегията си за дигитална трансформация, като установи, че e.firma, или усъвършенстваният електронен подпис , ще бъде задължително изискване за завършване на няколко от онлайн процедурите му за работодатели. Това решение пряко засяга компании, работодатели и законни представители, които управляват регистрациите на служители, промените в трудовия статус и онлайн регистрациите на работодатели.
С тази мярка агенцията се стреми да рационализира процесите, да засили информационната сигурност и да намали използването на хартия в административните си процедури. От датата, посочена в споразумението, вече няма да е възможно да се извършват определени цифрови процедури, ако потребителят няма валиден електронен подпис, издаден от Данъчната администрация (SAT).
IMSS ще направи електронната фирма задължителна в онлайн процедурите
Новата система беше определена в споразумение от Техническия съвет на IMSS и публикувана в Официален вестник на федерацията (DOF) , като по този начин ѝ беше придаден официален статут. От влизането ѝ в сила, e.firma (електронен подпис) вече няма да бъде незадължително допълнение и ще се превърне в основен инструмент за проверка на самоличността в електронните процедури на работодателите.
Властите на института обясняват, че усъвършенстваният електронен подпис ще позволи по-точно удостоверяване на самоличността на работодателите , ще намали грешките при въвеждане на данни и ще осигури по-голяма правна сигурност на транзакциите, извършвани чрез порталите на институцията. Това засилва използването на цифрови канали като предпочитан метод за взаимодействие с IMSS (Мексикански институт за социално осигуряване) по отношение на записването и вноските.
Прилагането на това изискване не е просто техническа промяна; то е част от хибриден модел на обслужване , който комбинира онлайн процеси с лични стъпки за определени процедури. Във всички случаи, когато се използва цифров канал, електронният подпис ще бъде централният елемент за удостоверяване на потребителя.
Кои IMSS процедури ще изискват задължителен електронен подпис?
Споразумението уточнява, че усъвършенстваните електронни подписи ще бъдат от съществено значение за редица онлайн процедури на работодателите , особено тези, свързани с регистрацията на фирми и управлението на служителите. Сред най-важните процедури са:
- Регистрация на работодател и записване в застраховка „Професионален риск“процедура, необходима за регистрация на нова фирма, работодател (физическо или юридическо лице), както и за възобновяване на дейността пред IMSS.
- Прехвърляне на уникален регистрационен номер на работодател (RPU): управление, което позволява групиране на регистрации на няколко работодатели под един ключ, улесняващо спазването на задълженията и контрола на движенията.
- Известия за промени в принадлежността на служителите: включва новоназначени служители, прекратени трудови договори и промени в заплатите, които се изпращат дигитално до Института.
В случай на известия за регистрация на служители , работодателите могат да използват своя електронен подпис (e.firma), за да валидират електронно подадени масиви от данни, подобно на подписването на PDF файл с цифров сертификат . Това е особено полезно за компании с голям брой служители. Системата поддържа например качване на файлове в специфичен формат за множество записи в една операция.
Мексиканският институт за социално осигуряване (IMSS) пояснява, че когато същите тези процедури се извършват лично на гише за обслужване , ще се прилагат други форми на идентификация и изисквания за документи. Въпреки това, когато процедурата се извършва онлайн, електронният подпис (e.firma) ще бъде необходимото средство за проверка на самоличността на работодателя или законния представител.
Освен това, електронният подпис е интегриран като техническо изискване в процедурите, свързани с електронния идентификационен номер на работодателя (NPIE) и цифровия сертификат , инструменти, използвани за осигуряване на онлайн комуникация между Института и компаниите.
Дати и влизане в сила на новото задължение
Самото споразумение, публикувано в Официален вестник на Федерацията, постановява, че новите правила ще влязат в сила петнадесет работни дни след публикуването им . Този срок е определен, за да се даде време както на вътрешните отдели на Института, така и на потребителите да се адаптират към системите и изискванията, свързани с e.firma (електронен подпис).
На практика този гратисен период означава, че от посочената дата всички процедури, започнати след това, трябва да имат валиден електронен подпис . Всяко искане, подадено след датата на влизане в сила без този елемент за удостоверяване, не може да бъде изпълнено дигитално.
От друга страна, IMSS пояснява, че процедурите, започнати преди влизането в сила на споразумението, могат да бъдат завършени съгласно предишните правила. С други думи, текущите процедури няма да се нуждаят от преконфигуриране, нито вече подадените заявления ще бъдат рестартирани поради липса на електронен подпис (efirma), при условие че са започнали в рамките на предишната регулаторна рамка.
Предоставянето на дати и изричното споменаване на текущите процеси целят да избегнат объркване сред дружествата, като ограничават обхвата на новото изискване до процедури, генерирани по новата схема , а не до процеси, които вече са били в ход в рамките на подделегираните правомощия или електронните платформи.
Връзка с опростяването и цифровизацията на процедурите
Изискването за електронен подпис (e.firma) не е изолирана мярка, а по-скоро част от по-широк процес на административна модернизация , който Мексиканският институт за социално осигуряване (IMSS) насърчава в координация с федералните агенции за дигитална трансформация. Една от целите е по-голяма част от процедурите да се извършват онлайн , като постепенно се елиминира необходимостта от физическо посещение на офисите.
В този контекст електронните подписи се превръщат в ключ за достъп до онлайн услуги , допълвайки други инструменти като NPIE (Национален електронен подпис за работодатели), цифрови сертификати и бъдещия дигитален файл. Идеята е информацията за работодателите и служителите да се управлява на защитени платформи, с автоматични записи за това кой извършва всяка транзакция и кога.
Този подход е в съответствие с тенденциите, наблюдавани в други публични администрации, както в Мексико, така и в различни европейски страни , където електронната идентификация и цифровите подписи са се превърнали в стандарти за достъп до правителствени услуги. Въпреки че IMSS се фокусира върху мексиканския контекст, нейният модел за задължително използване на електронни подписи е подобен на прилагания в европейските системи за електронно управление.
Освен това, дигитализацията позволява кръстосано съпоставяне на данни в реално време с други институционални бази данни , подобрявайки вътрешния контрол и намалявайки повтарящите се изисквания за документи, което се изразява в по-малко пътувания и по-ниско натоварване за отделите за гишета и архиви.
Други свързани промени: биометричен CURP и цифров запис
Наред с изискването за използване на електронен подпис (e.firma) за онлайн процедури, Мексиканският институт за социално осигуряване (IMSS) предложи допълнителни корекции в начина, по който идентифицира лицата и съхранява информация за бенефициентите и работодателите. Сред най-забележителните елементи е биометричният CURP ( Уникален код за регистър на населението) като бъдеща отправна точка за лична идентификация.
Докато този документ се въвежда изцяло в цялата страна, Институтът ще продължи да приема валидни официални документи за самоличност със снимка за лични транзакции. След като обаче CURP с биометрични данни стане достъпен и широко използван, се очаква той да се превърне в основно средство за проверка на самоличността с IMSS в цял Мексико.
Освен това институцията работи по разработването на дигитален файл , замислен като „единна електронна папка“, която централизира лични данни, история на транзакциите, документи и административни записи. Този файл постепенно ще замени традиционните физически архиви, позволявайки документите да бъдат консултирани и валидирани дигитално от оторизиран персонал от всяко административно звено.
Комбинацията от биометричен CURP (Уникален код за регистрация на населението), цифрови записи и електронни подписи създава среда, в която самоличността и информацията на работодателите и служителите ще се управляват предимно по електронен път. Тази система, подобна на вече използваните в няколко европейски администрации, има за цел да засили информационната сигурност и да намали възможността за представяне под чужда самоличност или манипулиране на данни.
Препоръки за работодатели и законни представители
Предвид предстоящото изискване за електронни подписи в няколко онлайн процедури, самата IMSS препоръчва на работодателите, законните представители и счетоводните фирми да предприемат редица предпазни мерки, за да избегнат неуспехи при управлението на своите задължения.
Първо, е важно да се провери валидността на електронния подпис (e.firma) . Ако сертификатът е изтекъл или е на път да изтече, препоръчително е да го подновите в SAT (Данъчна администрация) или, ако е приложимо, да възстановите паролата за FIEL (електронен подпис) предварително, тъй като без активен подпис няма да е възможно да се попълнят електронните заявления, обхванати от споразумението.
Препоръчително е също така лицата, отговорни за процедурите, да се запознаят с използването на e.firma (електронен подпис) на официалните цифрови платформи както на SAT (Данъчна администрация), така и на IMSS (Мексикански институт за социално осигуряване). Това включва разбиране на това как работят файловете, свързани с подписа, паролите, стъпките за електронно запечатване на формуляри (или подписване на документи на Office ) и как да се провери дали подаването е било успешно.
Накрая е полезно предварително да се прегледа кои фирмени процедури се извършват онлайн и кои ще продължат да се обработват лично, така че документацията да може да бъде организирана вътрешно и да може да бъде определено лицето или лицата, които ще упражняват дигитално представителство преди Института.
С тези промени Мексиканският институт за социално осигуряване (IMSS) се насочва към модел на управление, при който електронният подпис (e.firma) се превръща в ключов компонент за работа в дигитална среда , като същевременно проправя пътя за електронни записи и по-широко разпространена биометрична идентификация. За компаниите и работодателите адаптирането към тази нова рамка включва първоначална корекция, но също така и възможност за по-рационализирани, проследими и по-малко зависими от хартия процедури.
